6+1 Tipp für Ihr nächstes Projekt
Liebe Leserin, lieber Leser,
heute schau ich mir mal meine Erfahrungen genauer an und gebe Ihnen 6 Tipps, die in jedem Projekt immer wieder hilfreich sind. Sie beziehen sich auf die sechs Standard-Phasen eines Projekts. Am Ende habe ich noch einen Extra-Tipp für Sie.
1. Definiere und unterscheide die Zielsetzungen
Denken Sie sehr sorgfältig über die Zielsetzungen Ihres Projekts nach. Unterscheiden Sie zwischen Ziel, Zweck und Nutzen, indem Sie 3 Fragen beantworten:
- Was soll bis wann von wem getan werden
- Was ist der Zweck des Projekts? Was sind die sichtbaren Effekte für die Betroffenen?
- Wie hoch ist der finanzielle und praktische Nutzen der nach der Durchführung des Projekts erreicht wird?
2. Prüfe mehr als eine Lösung, vereinbare einen Vertrag für die beste
Suchen Sie immer verschiedene Lösungen von verschiedenen Gruppen oder Auftragnehmern und verlangen Sie die Antworten in Form eines RFI, RFP und besonders als RFQ für die abschliessende Auswahl. Fragen Sie Experten oder erfahrene Freunde um Rat, um jedes Konzept in jedem Angebot in jedem Teil der Vertragsphase zu prüfen. Machen Sie einen Vertrag aus dem endgültigen und besten Angebot, auch wenn es sich lediglich um einen internen Vertrag handelt. Das beste Angebot muß nicht das billigste sein, aber es sollte die beste Balance zwischen Aufwand, Qualität und Kosten beinhalten.
3. Machen Sie Plan A (+B!) mit Hilfe von Aktivitäts-Blöcken
Versuchen Sie zu vermeiden, Pläne nur mit x FTEs zu erstellen, die an Ihrem Projekt für y Monate teilnehmen. Es ist wesentlich besser Pläne mit Aktivität-Blöcken für jede Phase zu erstellen. Ein Aktivität-Block erstreckt sich über drei Dimensionen und beinhaltet einen Fixkostenanteil, wo er benötigt wird.
- Stückzahl, Menge
- Aufwandsdauer pro Stück
- zugehörige Stundenkosten für einen benötigten Experten
- Mixkostenanteil pro Stück
Machen Sie immer einen Plan B für die wichtigsten Aktivitäten
Beispiel 1:
Es sollen 50 Drucker installiert werden, jeder durchschnittlich in 30 Minuten. Er wird von einer Person installiert, die 20 Euro/Stunde kostet. Der durchschnittliche Drucker kostet 1000 Euro.
Plan B: Der Benutzer unterstützt den Vorgang, was zu sinkenden Projektkosten führen kann.
Beispiel 2:
Während der gesamten Projektlaufzeit von 35 Wochen leitet der Projekt-Manager (Stundenkosten: 80 Euro) jede Woche ein Meeting. Diese Aufgabe nimmt 5 Stunden in Anspruch, Vorbereitung und Nachbearbeitung bei ihm mit eingerechnet, neben zusätzliche Zeiten für die Teilnehmer. Der Besprechungsraum koste n100 Euro für 2 Stunden. Für jeden Teilnehmer in jedem Meeting müssen durchschnittliche Reisekosten kalkuliert werden.
Plan B: 2 von 3 Besprechungen werden Online durchgeführt, was Reise- und Raumkosten spart, aber zu zusätzlichen technischen Kosten führen kann.
Bitte denken Sie daran, dass der Standard-Plan (Plan A) nicht immer der günstigste sein sollte. Auf diese Weise errechnen sich Chancen neben den Risiken.
4. Führen Sie frühe, genaue und vollständige Tests durch
Starten Sie mit den ersten einfachen Erprobungen so früh wie möglich. Schliessen Sie einige Menschen ein, die durch Ihr Projekt betroffen sein werden und informieren Sie alle Betroffenen bereits in der abschliessenden Pilotphase. Machen Sie so viele Test-Durchläufe wie möglich bis Sie sehr sicher sind, dass Sie alle angenommenen Hauptszenarios berücksichtigt haben und bis Sie sowohl Plan A als auch Plan B (den Sie hoffentlich eingefügt haben) überprüft haben. Wenn Sie eine wesentliche Lücke in den Erprobungen nicht finden, wird es in der Durchführung 10 Mal mehr kosten, diese Lücke zu schließen.
5. Gehen Sie sehr genau nach Ihren Plan vor und kontrollieren Sie alles gründlich
Führen Sie nur die Aktivitäten durch, die Sie geplant und gut geprüft haben. Folgen Sie den geplanten Prozessen genauestens. Behandeln Sie alle ungeplanten Aktivitäten als Änderung.
Machen Sie eine sogenannte Mit-Kalkulation. Damit ist gemeint, dass Sie während der Durchführungsphase jedes Kostenelement sorgfältig nachhalten, indem Sie die geplanten mit den tatsächlichen Kosten und die geplanten Aufwände mit den tatsächlichen Aufwänden vergleichen. Wenn Sie Ihren Plan mit Hilfe von Aktivitäts-Blöcken aufgesetzt haben, haben Sie es nun viel einfacher, diese nun zu kontrollieren.
Ich habe schon einige Projekte gesehen, die durch eine plötzliche Leere des Projekttopfes „überrascht“ wurden. Und das nicht immer am Ende dieser Phase 😉
6. Schließen Sie Ihr Projekt ab und lernen Sie daraus
Vergessen Sie diese Phase nicht!
Und vervollständigen Sie ALLE! Dokumente. Erstellen Sie 1! abschliessendes Dokument mit ungelösten Vorfällen und offenen Aufgaben. Übergeben Sie die Ergebnisse an Ihre Auftraggeber und Programm-Manager, sowie an den Regelbetrieb, der von Ihrem Projekt beeinflusst wurde. Erstellen Sie spezifische und übersichtliche Sichten für jede dieser Zielgruppen.
Erstellen Sie sie ein lesbares und verständliches Lessons-Learned-Dokument und arbeiten Sie es (und alle verfügbaren aus ähnlichen anderen Projekten) sehr sorgfältig zu Beginn Ihres nächsten Projekts durch.
Und hier noch der +1 Tipp
7. Machen Sie den gleichen Fehler nie zwei Mal!
Bitte denken Sie daran: Der erste Fehler ist menschlich und wird sehr häufig von Ihrer Firma bezahlt, aber es kann passieren, dass ein zweiter vergleichbarer Fehler von Ihnen bezahlt werden muss. Direkt oder oft auch indirekt.
Es grüsst Sie
Ihr Erhard Schrebb
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