Projektphase 2: Vertrag
Nach der Festlegung von Inhalten, Zweck, Konzept, Rollen und Nutzen sowie der Zielfestlegungen im Hinblick auf Zeit, Budget und Qualität beginnt nun die Vertragsphase. Aus der Phase 1 haben wir ein Grobkonzept mit obigen Festlegungen und wir haben in einem Quality-Gate geprüft, ob dieses vollständig erscheint. Bestenfalls haben wir auch bereits einen groben Projektplan, der sich grob aus den Phasen mit zugehöriger Zeitdauer zusammensetzt. Hier schon vorab alle Phasen, so wie ich Sie als sinnvoll erfahren habe.
In der Vertragsphase müssen wir das gesamte Projekt vertraglich vereinbaren, sei es familiär, im Freundeskreis, im Betrieb oder über einen externen Auftragnehmer. Wichtig ist, dass als Resultat ein Dokument herauskommt, dass mit einem Vertrag gleichzusetzen ist. Das ist deswegen so wichtig, damit wir spätere Änderungswünsche als vertraglich, ausservertraglich oder als noch nicht im Vertrag aufgenommenen Änderungswunsch einordnen können. Gerade letzterer schlägt auf die Kalkulation, aber häufig auch auf die Dauer durch.
Andererseits bietet ein solcher Änderungswunsch Möglichkeiten für Nachjustierungen und Nachverhandlungen. Beim Auftragnehmer wäre das eine Claim-Möglichkeit, wenn der Änderungswunsch vom Auftraggeber kommt. Im anderen Fall können sich Nachforderungen des Auftragnehmers ergeben. Bei Änderungswünschen, die durch den Vertrag abgedeckt sind, ist noch zu unterscheiden, ob diese Änderung finanzielle Folgen für das Projekt haben oder nicht. Oft verbergen sich in solchen innervertraglichen Änderungswünschen Fehler im Vertrag. Der Auftragnehmer ist dann häufig gezwungen, zusätzliche Leistungen ohne zusätzliche Bezahlung zu erbringen. Der Auftraggeber bekommt stattdessen mehr als eigentlich gedacht.
Der Auftragnehmer sollte also darauf achten, dass in einem Vertrag die Leistungen möglichst genau beschrieben sind, auf dem seine Kalkulation beruht. Deswegen ist es empfehlenswert in Verträgen ein OutOfScope-Kapitel einzufügen, in dem klar beschrieben ist, welche Leistungen NICHT zum Vertrag gehören. Jedes Unternehmen als Auftragnehmer macht das. Oft zu finden im Kleingedruckten. Wenn wir aber selbst der Auftragnehmer sind, gerade im privaten Umfeld, dann vergessen wir häufig unsere Leistungen abzugrenzen. Allzu oft wird nicht einmal ein vertragsähnliches Schriftstück erstellt, was bei Vertragsbelastungen schnell zum Ende von Freundschaften führt. Oft auch zu finanziellen Verlusten. 
Kommen wir zurück zu unserem Beispiel einer Urlaubsreise. Und kommen wir zurück zum Planungsteam, noch bestehend aus Vater, Mutter, Tochter. Schon im nächsten Schritt kommt eine Firma dazu, ob nun ein Reiseanbieter im Internet oder ein Reisebüro-Mitarbeiter, hinter dem dann auch wieder ein Reiseanbieter steht. Die Familie versucht zunächst, die Einbindung des zusätzlichen Reisebüro-Mitarbeiters zu umgehen und recherchiert selbst im Internet. Schnell wird die Familie feststellen, dass sie möglicherweise bisher Servicelevel übersehen haben. Das sind Ausprägungen (Kennziffern) zu einem Service, z.B. beinhaltet all-inclusive durchaus nicht immer alle Getränke oder Gerichte. Auch spielen Servicezeiten eine Rolle, wenn z.B. das Frühstück nur bis 9 Uhr angeboten wird.
Es wird also nun Zeit, ein sogenanntes Lastenheft zu erstellen, das alle Aufgaben enthält, die ein Auftragnehmer erfüllen soll, sowie alle Service-Level. Gegebenenfalls ist auch eine eigene Mitwirkung festzuhalten, wenn wir z.B. an ein Hausumbau-Projekt denken. Entsprechend werden also die Aufgaben gekennzeichnet, ob sie der Auftragnehmer oder der Auftraggeber erledigt. Bei jeder Aufgabe sollte auch eine maximale Erledigungsdauer festgehalten werden.
In unserem Beispiel hat die Familie nun weitergesucht und eine engere Auswahl getroffen. Das entspräche im Projektleben dem Zustand nach mehreren Antworten auf ein Request for Information (RFI). Nun werden Angebote eingeholt (RFP-Phase) und die Angebote mit den festgelegten Kriterien abgeglichen (Geld, Qualität, Zeit). Bestenfalls hat der Anbieter ein Vorstufe zum Pflichtenheft mit abgegeben.
Am Ende wird eine finale Auswahl getroffen, indem ein bestimmtes Szenario mit allen Detailfestlegungen an mehrere Anbieter versendet wird und man dann im Prinzip nur noch den besten Preis über ein RFQ sucht. Wem diese Begriffe nicht vertraut sind, möge bitte zuvor meinen Artikel zum Thema Auswahl lesen, den Sie hier finden.
Am Ende dieser Phase kann nun also ein Vertrag unterzeichnet werden. Ich empfehle übrigens, dass Sie doch ein Reisebüro einschalten, denn viele Vertragsdetails können bei einer Internetrecherche übersehen werden. Und am Ende den eigentlichen Zweck und Nutzen Ihrer Urlaubsreise gefährden. Ein Reisebüro verteuert in der Regel eine Reise, macht sie auf der anderen Seite aber berechenbarer. Ausserdem haben Sie eine zusätzliche Absicherung, wenn doch mal auf der Reise was schief geht. Und das kommt ja bekanntlich häufiger vor, als man erst denkt.
Ich will hier aber nicht erschrecken und auch keine Werbung für Reisebüros machen, möchte aber auch klarmachen, dass das Reisebüro eine zusätzliche Qualitäts- und Experten-instanz darstellt. In vielen erfolgreichen Projekten gibt es diese Instanz, was meiner Ansicht nach einen Teil des Erfolgs erklärt. In unserem Beispiel ist ja der Vater der Qualitätsbeauftragte. Wenn er sehr reiseerfahren ist, kann er diese Rolle sicher gut übernehmen, auch ohne Reisebüro. Wichtig finde ich nur, dass sich jemand um die Qualität kümmert.
Achten Sie immer auf die Qualität. Denn nichts ist schmerzlicher, als viel Geld ausgegeben zu haben und nachher stellen Sie fest, dass Sie auf ein Billigangebot reingefallen sind, das nicht einmal die Mindestanforderungen erfüllt. Bei Einschaltung des Reisebüros ist dann übrigens Papa nicht schuld, wenn die Qualität am Ende nicht erreicht wurde….
In dem Sinn Ihr Erhard Schrebb,
der in einigen Projekten bereits Quality-Manager war und dabei erfahren konnte, was es bedeutet, für die Qualität verantwortlich zu sein. Anfangs traf mich dann auch öfters mal die Schuld, die ich durch solche Erfahrungen in den nächsten Projekten aber wieder los wurde. Bestenfalls sucht man in Projekten eh nicht Schuldige. Das ist teuer und oft sinnlos. Besser ist es, von vornherein gut zu planen und Projekte so durchzuführen, dass sie erfolgreich enden. Dann erhebt sich auch keine Schuldfrage.
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