Wer die Wahl hat …
… hat die Qual
Das behauptet ein altes Sprichwort. Diese Erfahrung hat auch jeder von uns schon einmal gemacht, insbesondere dann, wenn wir nicht genügend Informationen für eine gute Wahl haben. Oftmals treffen wir dann eine Wahl aus dem Bauch heraus. Vielfach ist das ein geeigneter Weg, da uns das Bauchgefühl selten trügt. Bei größeren und teuren Projekten sollten wir allerdings auch einige Kriterien beachten, denn das Bauchgefühl kann trügen, insbesondere bei sehr komplexen Sachverhalten. Ausserdem helfen objektive Kriterien, dass die Wahl keine Qual, sondern eher eine Auswahl zwischen Chancen wird.
Wieder möchte ich ein Beispiel aus dem täglichen Leben heranziehen und uns in die Lage versetzen, eine Anbieter-Auswahl einmal aus der Sicht des Auftraggebers zu betrachten. Im Berufsleben sind wir ja ansonsten häufiger mit der Sicht und der Rolle des Auftragnehmers vertraut.
Als Beispiel wähle ich wieder den Hausumbau, den ich bereits in einem anderen Artikel beispielhaft verwendet habe.
siehe: Scheuen Sie Risiken ?
Bei einem Hausumbau-Projekt ist es wichtig, eine kurze Beschreibung anzufertigen, die die Antworten zu der Frage liefert:
Was will ich umbauen (und wo)
Diese Beschreibung wird im Projektleben Lastenheft genannt. Zunächst sollten wir mit diesem Lastenheft einen Fachmann (gerne auch Fachfrau) aufsuchen, in diesem Fall einen Architekten bzw. Statiker, die zunächst prüfen sollen, ob das Projekt prinzipiell durchführbar ist und ob es den Bauvorschriften entspricht oder ob ein Bauantrag gestellt werden muß. Für eine grobe Beurteilung reicht in der Regel bereits eine Beschreibung in Form eines Lastenhefts, in dem natürlich auch schon bestimmte Detailangaben notwendig sind (Umbau-Fläche, Geschoss, Maße, Umbau-Art (Holz, Stein, Beton, etc), Aufriss, Abstand zum Nachbar-Grundstück …)
Nehmen wir einmal an, dass der Bauantrag genehmigt wurde. Nun können wir Firmen anschreiben, die die Aufgabe (Anbau einer Garage und Dacherweiterung) erledigen können. Zunächst fragen wir nach der generellen Bereitschaft. Dies entspricht in Projekten einem
RFI – Request for Information – Informationsanfrage
Hierbei geht es darum, überhaupt Firmen zu finden, die bereit wären, diese Aufgabe im aufgezeigten Umfang zu erledigen. Möglicherweise müssten wir auch drei Ausschreibungen machen. (Fundament, Garage, Dacherweiterung, vielleicht ist ein Generalunternehmer empfehlenswert, dann hätten wir nur einen Ansprechpartner)
Wir sollten mindestens 3 ernsthafte Antworten erhalten, was oft bedeutet, dass wir 6 Firmen anschreiben müssen, was wiederum nahelegt, den RFI generell zu formulieren. Dann können wir diesen gleichlautend an alle Firmen senden. Hier geht es wie gesagt, erst einmal darum, die Bereitschaft der Firmen abzufragen. Nach Preisen wird in einem RFI gewöhnlich nicht gefragt, vielleicht nach Preisindikationen oder einer Preisspanne. Denn der zukünftige Auftragnehmer hat ja noch gar nicht alle Informationen, die er für ein konkretes Preisangebot benötigt.
Die fehlenden Informationen bekommen die verbleibenden Anbieter nun im:
RFP – Request for Proposal – Angebotsanfrage
Wir müssen in einem RFP also bereits detaillierte Angaben machen, die einem Grob-Konzept entsprechen. Es geht noch immer um das WAS, allerdings so genau, dass die potentiellen Anbieter ein konkretes Leistungs- und Preis-Angebot machen können. Jedes Angebot sollte dann auch das WIE beinhalten. Also die Antwort auf die Frage: Wie will der Auftraggeber die Arbeit erledigen? Mit welchen Materialien, mit welchem Aufwand, zu welchen Kosten. Wichtig ist, dass auch genaue Maßangaben der Materialien mit der genauen Stückzahl bereitgestellt werden, beim Aufwand Stundenkosten, aufgeschlüsselt auf Meister- und Lehrlingsstunden. Auch die Angabe eines Zieltermins ist hier wünschenswert. Wir müssen allerdings auch danach fragen, bzw. Vorgaben machen.
Übrigens können wir eventuell einen Teil der Personalkosten steuermäßig absetzen. Unsere Steuerberater helfen gerne weiter.
Die Antwort auf den RFP ist also sozusagen ein Feinkonzept, was wiederum in einem Pflichtenheft aufgenommen werden kann.
Das Pflichtenheft ist dann die vertragliche Vereinbarung der zu leistenden Tätigkeiten, aber auch der vereinbarten Eigenleistung durch uns. In diesem Fall könnten wir z.B. das Fundament selbst erstellen, zumal wir es möglicherweise gar nicht abgefragt haben, siehe Skizze 😦
Sollten wir nach Erhalt der Antworten zum RFP (und wir sollten mindestens 2 Rückläufer haben) noch immer keine Wahl treffen können, dann gibt es noch die Möglichkeit einen RFQ zu stellen.
RFQ – Request for Quotation – Finale Vergabe-Anfrage
Gewöhnlich bitten wir die Anbieter im Zuge eines RFQs um Sonderangebote oder Vergünstigungen. Oder wir ändern die Vorgaben, indem wir z.B. bestimmte Materialien selbst zur Verfügung stellen, z.B. Dachpfannen, die wir vom Nachbarn günstiger bekommen haben.
Und nun haben wir eine echte Wahl und genügend Kriterien, eine gute Wahl zu treffen. Und wenn wir noch immer nicht sicher sind, dann haben wir ja noch die Möglichkeit, das Bauchgefühl entscheiden zu lassen. Bei so vielen Informationen, die wir inzwischen von vielen Seiten erhalten haben, bereitet wir dem Bauchgefühl auch weniger Bauchschmerzen und wir begreifen die Chancen, die jede Wahl auch beinhaltet.
Auf eine gute Wahl!
Ihr Erhard Schrebb
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Ich wurde darauf aufmerksam gemacht, dass Wikipedia vor allem den Begriff RFQ etwas anders definiert. Es kommt vor, dass ein Wikipedia-Autor andere Erfahrungen als ich gesammelt hat. Ich werde der Information nachgehen.
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