Projektphase 1: Initialisierung
Nun möchte ich gerne das Phasenmodell von Projekten betrachten. Dabei werde ich auch unter anderem auf die Projektkalkulation eingehen.
Warum werden Projekte überhaupt in Phasen aufgeteilt?
Dies dient wieder mal zur Einhaltung der 3 wichtigsten Ziel-Merkmale eines Projekts, nämlich pünktlich, kostendeckend und in definierter Qualität das Projekt zum Abschluss zu bringen. Das gleiche gilt für die Projekt-Phasen. Jede Phase für sich sollte auch an diesen Kriterien gemessen werden. Dies erledigt normalerweise ein Qualitätsbeauftragter (QB), im normalen Leben könnte das ein Fachmann sein oder ein mit dem Fachgebiet vertrauter Bekannter.
Seine (oder auch ihre) Aufgabe besteht darin, zum Abschluss jeder Phase die Einhaltung der Hauptkriterien zu prüfen und bei Erfolg die nächste Phase einzuläuten. Die/der Qualitätsbeauftragte überprüft zudem die Zielerreichung in den Handlungsblöcken jeder Phase. Wird ein festgelegter Erledigungsgrad nicht erreicht, wird ein Handlungsblock sinnvoll wiederholt oder bei Bedarf durch einen alternativen Handlungsblock ersetzt, den sogenannten Plan B. Zu den Handlungsblöcken komme ich beim Thema Projekt-Kalkulation zurück.
Bleiben wir in diesem Artikel bei den Phasen. Am Ende jeder Phase liegt ein Quality-Gate, also ein Qualitäts-Tor, dass erst durchschritten wird, wenn der QB grünes Licht für die nächste Phase gibt. In Projektberichten werden tatsächlich Ampeln angedeutet. Auch hier gilt, dass erst zur nächsten Phase gegangen wird, wenn ein zuvor definierter Erledigungsgrad erreicht wurde. Manchmal ist es auch möglich, eine gesamte Phase alternativ zu erledigen, falls die Zielerreichung auf dem zunächst geplanten Weg nicht mehr möglich erscheint.
Klingt jetzt wohl ein bisschen theoretisch. Deswegen möchte ich die Phasen am folgenden Beispiel verdeutlichen:
Urlaubsreise
Jedes Projekt beginnt mit der Initialisierung oder Vorbereitung. Beim Urlaub wären da die Fragen nach dem was und wohin, wozu, wie, wer zu klären und das Ziel, der Zweck und der Nutzen. Das klingt für eine Urlaubsplanung zunächst etwas witzig. Aber machen wir es mal einfach.
Was für ein Urlaub? 3-wöchiger Urlaub am Meer
Wozu soll er dienen? Erholung, Wellness, Fitness, Energie Auftanken
Wie sollen die Rahmenbedingungen sein? 5-Sterne-Hotel am Meer mit Pool, Verpflegung all incl., Fitness und Wellness-Anteile, geführte Wanderungen, Abendveranstaltungen, vielleicht Musikabende, vielleicht Gleitschirmfliegen
Wer fährt mit? Frau, Kind, Hund Zusatzfrage: Wer bereitet alles vor? Ich
Nun kommen wir noch zu Zeit, Budget und Qualität, also der Ergebniserwartung
Zeit: April
Budget: 4000 Euro
Qualität: 5-Sterne Hotel, verlässliches Sonnenwetter, Bademöglichkeit am Meer, Leihauto
Nun, so schwierig war das ja gar nicht. Und wir haben auf diese Weise schon mal eine prima Vorlage zum Suchen im Internet. Ach ja, fast vergessen :-). Die Qualitätskriterien. Zu allererst wird geprüft, ob alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind (In unserem Fall: Wann sind Schul-Ferien, wann bekommen wir Urlaub, haben wir genug Geld etc. pp). Nach der Initialisierung wird vor Übergang in die nächste Phase geprüft, ob noch wichtige Daten zum Projekt fehlen. In unserem Fall übernimmt dies u.a. das Internetportal des Reiseveranstalters, indem dort sofort klar wird, ob die Daten für die weitere Suche ausreichen. Bitte auch noch so etwas Triviales wie das Vorhandensein eines gültiger Personalausweises prüfen, denn bekanntlich dauert der Erledigungszeitraum länger als ein Urlaub oder kostet viel bei Schnell-Verlängerung. Ich kenne ziemlich viele Menschen, die diesen Plan B durchführen mussten, weil sie es zu spät gemerkt haben.
Nun noch ein bisschen Organisation. Die wirkt zunächst recht einfach. Wir werden aber noch sehen, wie groß die Organisation, die an einem Urlaub beteiligt ist, wirklich ist.
Nehmen wir mal in unserem Beispiel als erstes an, dass die Ehefrau die Projektleiterin (PM=Project Manager) ist und der Ehemann der „Qualitätsbeauftragte“ (QM=Quality Manager) und die pfiffige Tochter ist mit der Gesamt-Berechnung des gesamten Urlaubs incl. Vorbereitung betraut (CM=Commercial Manager). Die Tochter weist schon mal darauf hin, dass das Mitnehmen des Hundes sicher ziemlich aufwendig und teuer wird und Sie verspricht, am nächsten Tag zu klären, was die Unterbringung in einer Hunde-Pension kosten würde. Der Ehemann wendet allerdings ein, dass er sich ohne Hund nicht so wohl fühlen würde im Urlaub. Die Ehefrau will darüber so früh noch nicht entscheiden, sondern erst mal abwarten, was die Mitnahme kostet oder eben die Unterbringung.
Und so sind wir nun schon in der nächsten Phase des Urlaubs-Projekts angekommen. Beim Vertraglichen. Im nächsten Artikel mehr davon.
Herzlichst,
Ihr Erhard Schrebb
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