Ziel + Zweck + Nutzen
Hin und wieder werde ich gefragt, warum es denn gut sei, die Projektabsichten in Ziel, Zweck und Nutzen zu unterscheiden. Meine einfache und vielleicht polemische Antwort ist darauf:
Wenn Du Ziel, Zweck und Nutzen nicht erkennst, dann ist das Projekt wohl einfach ziellos, zwecklos und nutzlos.
(Vielleicht ist es dann einfach kein wirkliches Projekt.)
Um es mal ausführlicher zu beantworten und noch mal in anderer Form als in einem früheren Artikel:
Ein Projekt befasst sich sehr häufig mit der Umwandlung (Transformation) eines bestimmten Zustands oder einer Situation oder einer Vorgehensweise in eine andere, meistens bessere. Diese Veränderungen sollten natürlich ein Ziel haben, einem Zweck dienen und einen Nutzen erzeugen. Erst dann wird das Ganze, neben einigen anderen notwendigen Parametern, zu einem Projekt. Den früheren Artikel zur Projekt-Definition finden Sie hier:
Wann ist ein Vorhaben ein Projekt?
Es ist wichtig, sich bei jedem Projekt zu Beginn im Klaren zu sein, welche Absichten das Projekt verfolgen soll. Wir sollten diese Aspekte immer wieder und sehr gründlich definieren und bei Bedarf im Projekt anpassen. Denn wenn hier etwas nicht detailliert durchdacht ist, führt dies häufig zum Misslingen eines Projekts.
Es gibt auch einen Spruch, dass man an der Art des Projekt-Beginns das Projekt-Ende voraussagen kann, so wie der Erbauer eines Turms angeblich schon zu Beginn des Projekts gesagt haben soll: Das ganze wird schon schiefgehen. Nun können wir das Ergebnis in Pisa bewundern.
Zurück zu den Definitionen.
ZIEL
Das eigentliche Ziel ist oft ein Termin- bzw. Volumens-Ziel, oft ist es die Antwort auf die WAS– bzw WANN-Frage: Was soll bis wann gemacht werden?
Beispiel: 100 PCs werden bis zum 1. August auf die neue Office-Version umgestellt sein.
ZWECK
Bei der Zweckbeschreibung werden häufig inhaltliche Vorteile der erfolgreichen Projektdurchführung aufgezählt, also die Frage nach dem WOZU beantwortet: Wozu (zu welchem Zweck) wird dieses Projekt durchgeführt?)
Beispiel: Mitarbeiter können nach der Umstellung aktuelle Office-Dateien bearbeiten, die Arbeitsfähigkeit wird hiermit verbessert.
NUTZEN
Der Nutzen wird oft monetär ausgedrückt, also als Antwort auf die Frage, WIEVIEL das Projekt einspart oder erwirtschaftet.
Beispiel: Die neuen Office Lizenzen könnten pro Arbeitsplatz um 10 Euro günstiger sein, bei 100 PCs also 1.000 Euro pro Monat, also 24.000 auf die nächsten zwei Jahre gerechnet, bis dann die Office-Version wahrscheinlich wieder erneuert wird.
Um etwas polemisch zu bleiben ist dann zu hoffen, dass das Projekt weniger als 24.000 Euro gekostet hat bzw. dass es noch größeren – vielleicht nicht ohne weiteres messbaren – finanziellen Nutzen erzeugt hat, z.B. eben den der verbesserten Arbeitsfähigkeit, was neben dem Zweck auch gleichzeitig ein arbeitstechnischer und wohl auch monetärer Nutzen ist (über Zeitersparnis bei der Bearbeitung).
Da ich hier nun fast das erste Mal übers Finanzielle schreibe, liegt es nahe, dass dieser Artikel nun die Einleitung zu einem weiteren Thema ist, der Projektkalkulation, die einhergeht mit dem Projektplan. Dazu bald mehr. Auch finden Sie demnächst eine Übersichtsseite, die die Artikel an einem roten Faden aufzeigt, da ich nun schon häufiger gefragt wurde, wie meine Artikel zusammenhängen.
Kurze Vorab-Antwort: Die Artikel sind (hoffentlich anschauliche) Beschreibungen von Komponenten innerhalb der im Projekt üblichen Projektphasen. Da bisher noch nicht alle Teilaufgaben in den einzelnen Phasen beleuchtet wurden, ist der rote Faden noch nicht durchgehend, was der Grund ist, dass ich ihn bisher noch nicht abgebildet habe.
Nachtrag: Inzwischen gibt es den roten Faden hier als Seite
Mit herzlichen Grüssen
Ihr Erhard Schrebb
P.S. Sie dürfen sich gerne an der Namensgebung meiner Titelfigur beteiligen. Bisher liegen Fred (abgeleitet aus Thread) und Trino (abgeleitet aus TRIangle NOse, also Dreiecksnase) gut im Rennen, aber es wurde auch schon Foxy (engl. schlau) erwähnt. Nachtrag: Inzwischen wurde Advi (von Adviser abgeleitet) vorgeschlagen.
Ich freue mich auf Ihre Kommentare zur Namensgebung. Die bei Kommentaren angeforderte Mailadresse wird nirgends angezeigt und ich verwende nur für den Nutzen, dass die Angabe weitestgehend Spams verhindert oder zumindest diese für mich leicht erkennbar werden. Denn wir alle wollen sicherlich, dass dieser Blog beim Thema bleibt, wenn auch manchmal augenzwinkernd.
2 Kommentare zu “Ziel + Zweck + Nutzen”
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Ich nähere mich mal von einer etwas anderen Seite: Wenn ich ein Projekt anfange, mir aber nicht im Klaren bin, was Sinn, Zweck und Ziel ist, weiß ich gar nicht, wohin mich mein Weg führen soll. Sinn, Zweck und Ziel geben mir eine Struktur, zeichnen mir schon mal den Weg grob vor. Es wird also leichter, den Weg, seine Stationen zu erkennen. Der lange Weg wird in Stationen aufgeteilt. Dies ermöglicht, dass ich mich fragen kann, bin ich wirklich noch auf dem Weg? Wenn nicht, wohin will ich wirklich und dann eben eine Neujustierung angehen. Mir werden auf diese Weise „Abwege“ klarer und ich kann beurteilen, wie ich sie einschätze – gehören sie dazu oder bringen sie mich von meinem eigentlichen Ziel ab.
Ob Struktur für Menschen eine Hilfe, ein einschnürendes Korsett ist, ist eine andere Frage und hat mit den inneren Einstellungen des Betreffenden zu tun.
Und Struktur ist immer auch eine Festlegung, wenn ich mich für etwas entscheide, entscheide ich mich gleichzeitig gegen etwas anderes. Es besteht die Gefahr, sich „falsch“ entschieden zu haben, ein eher unangenehmer Umstand.
Leider verinnerlichten wir durch die Schule doch sehr stark, dass Fehler schlimm, negativ sind. Und für Unternehmen bedeuten Fehler auch finanzielle Verluste.
Dennoch möchte ich meinen Blick auf Fehler, Fehler machen mal richten: Letztlich beinhalten sie wichtige Lernerfahrungen. Wenn wir als Kleinkinder nicht so oft hingefallen wären und so genau herausgefunden hätten, wie die Bewegung optimal abläuft, könnten wir nicht sicher laufen. Gut ist es, Fehler, die wir erkennen, zu vermeiden und bei denen, die wir nicht in Voraus erkennen, zu schauen, wie – was – warum gerade so gelaufen ist, um draus zu lernen und sie beim nächsten Mal nicht mehr in dieser Form zu begehen.
Und glücklicherweise gelingt uns ja auch ganz viel!
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Danke für diesen Kommentar. Es gibt tatsächlich auch verschiedene Herangehensweisen an ein Projekt. Das berühmte „Learning by Doing“ (Lernen beim Tun) oder „Trial and Error“ (Versuch und Irrtum) gehen genau in die Richtung, das Fehler bei einem Vorgang mit einbezogen werden müssen, einfach schon deshalb, weil Fehler menschlich sind.
Insofern habe ich meine Gedanken zu straff dargestellt, da man ja in Wirklichkeit ein Projekt in Phasen und Handlungsblöcke aufteilt, die jeweils selbst wieder ein messbares Ergebnis in Form von Ziel, Zweck und Nutzen haben sollten. Auch wenn es uns zunächst ein wenig einschränkt.
Da, wie beschrieben, diese Absichten nicht immer erreicht werden, sollten Handlungsblöcke und deren Absichten allerdings anpassbar oder austauschbar sein (siehe meinen Beitrag zum Plan B). Somit stellen Handlungsblöcke, oft auch Aktivitäten-Block oder Arbeits-Block genannt, die kleinste überprüfbare Einheit eines Projekts dar. Durch Handlungsalternativen bewahren wir die Freiheit, die Struktur zu verändern, wenn sich eine vorhergehende Festlegung als fehlerhaft erweist. Wenn wir die Handlungsalternativen vorab identifiziert haben, ist die Überraschung und das Unwohlsein auch nicht so groß.
Die Handlungsblöcke können immer wieder fehlerhaft verlaufen. Genau dies sollte man auch in einer Risiko-Betrachtung und Berechnung abschätzen. Allzu häufig werden in Projekten nötige Wiederholungen nicht berücksichtigt und auch nicht kalkuliert.
Kein Wunder also, wenn Kostenberechnungen bei der falschen Grund-Annahme von 100%iger Fehlerfreiheit nicht eintreffen und damit wie beschrieben, den finanziellen Gesamtnutzen eines Projekts in Frage stellen können.
Es ist also gut, Fehler mit einzukalkulieren und die wichtigsten Schritte in einem Projekt mit einem Plan B zu versehen und seine Projektabsichten für das Gesamtprojekt und dessen Phasen und Blöcken nicht allzu detailliert aber auch nicht allzu vage abzuschätzen.
Danke für diesen Hinweis zu den (oft menschlichen) Fehlerquellen, den ich gerne in meinem nächsten Artikel zur Kostenkalkulation aufgreifen werde. Es ist auch beim Thema Kalkulation richtig, dass Fehler passieren. In Projekten ist die Kalkulation sogar häufig der fehlerreichste Teil. Nämlich gerade weil wir immer gern davon ausgehen möchten, dass alles fehlerfrei abläuft, obwohl wir wissen sollten, dass dem nicht so ist.
Leider bekommt ein Projekt nicht immer ein realistisches Budget übertragen oder wenn es im Privatleben stattfindet, dann wollen wir natürlich optimistisch bleiben und oft fehlt uns sogar ein Risikokapital, z.B. wenn wir plötzlich krank werden.
Viele Hausbau-Projekte sind daran schon gescheitert, dass ein Beteiligter erkrankt ist. Und dann kommt leider oft Plan C zum Tragen, was den Verkauf oder gar die Versteigerung nach sich zieht.
Ich will mit meinen Artikeln auch ein wenig dazu beitragen, dass es nicht so weit kommen muss. Denn es gibt einfache Regeln, die uns helfen können, grobe Fehler zu vermeiden. Denn es ist im Fehlerfall besser, nur leicht hinzufallen als grob zu stürzen, um beim Bild zu bleiben.
Danke nochmals für die Anregungen und Beispiele!
Herzlichst
Ihr Erhard Schrebb
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